Procedure betaling facturen

De architect, aannemer en andere uitvoerenden zullen voor de door hen geleverde werkzaamheden facturen verzenden. Hier staan we stil bij de noodzaak van een goede administratie en de eisen waaraan de facturen moeten voldoen. Verder vertellen we hoe u kunt declareren op uw bouwrekening bij het Restauratiefonds.

Heeft u een vraag?

Onze coaches staan voor u klaar

088 253 90 10

Algemeen

Een goede en sluitende administratie is belangrijk. Daarom raden wij u aan uw offertes van de architect, aannemer en onderaannemers, meerwerkoffertes, facturen, betalingsbewijzen en eindafrekeningen te ordenen. Dit vergemakkelijkt het opstellen van een ‘eindverantwoording’ als de restauratie klaar is. Deze eindverantwoording door het Restauratiefonds is van belang voor uw belastingaangifte en mogelijkerwijs voor de eindcontrole van de Restauratiefonds-hypotheek.

Factureren

In de offerte van de aannemer staat meestal het schema van betalingen vermeld. Als u een factuur ontvangt, bekijk dan of de genoemde werkzaamheden overeenkomen met de uitgevoerde werkzaamheden. Als u gebruik maakt van bouwbegeleiding door een architect, dan zal hij of zij dit meestal voor u doen. Als het bestek niet aangeeft bij welke werkzaamheden welke deeltermijn verzonden wordt, vraag dan aan de aannemer de facturen te specificeren. Dit is belangrijk als er achteraf discussie ontstaat met bijvoorbeeld de Belastingdienst (over de fiscaal aftrekbare onderhoudskosten) of het Restauratiefonds (in verband met het definitief vaststellen van de Restauratiefonds-hypotheek).

Voor het declareren van facturen op de Restauratiefonds-hypotheek, dienen de facturen aan een aantal eisen te voldoen:

  • De factuur moet zijn gericht aan de eigenaar of zakelijk gerechtigde van het rijksmonument.
  • het pandadres moet duidelijk zijn vermeld;
  • het factuurnummer moet duidelijk zijn vermeld;
  • het inschrijfnummer van de Kamer van Koophandel van de uitvoerende (bijvoorbeeld de aannemer) moet erop staan;
  • het BTW nummer en BTW-bedrag (omzetbelasting) moet zichtbaar zijn;
  • de factuur moet in het Nederlands zijn opgesteld;
  • het geld moet naar een rekeningnummer in Nederland kunnen worden overgemaakt;
  • uit de factuur moet duidelijk blijken dat het werkzaamheden betreft in verband met de restauratie van het rijksmonument. Hiertoe moeten de adresgegevens van het rijksmonument in de factuur worden vermeld;
  • uit de factuur moet duidelijk blijken dat het werkzaamheden betreft in verband met de restauratie van het rijksmonument. Om deze reden moeten de adresgegevens van het rijksmonument op de factuur terugkomen;
  • een ‘termijnfactuur’ is niet toegestaan. De enige uitzondering is als vooraf een termijnschema beschikbaar is gesteld waaruit blijkt welke werkzaamheden de termijnen betreffen);
  • een kopie van de factuur is voldoende.

Procedure uitbetaling

Het bedrag van de Restauratiefonds-hypotheek en van de totale restauratiefinanciering  krijgt u niet direct uitbetaald als de hypotheekakte bij de notaris passeert. De uitbetalingen vinden plaats tijdens de bouw door het declareren van facturen. Het Restauratiefonds zorgt ervoor dat u daarvoor declaratieformulieren ontvangt. De uitbetalingen verlopen via een bouwrekening, die tegelijkertijd met het ingaan van de Restauratiefonds-hypotheek wordt geopend. Via deze rekening worden alle betalingen verwerkt. Bij het ingaan van de Restauratiefonds-hypotheek wordt het bedrag van de lening in zijn geheel in de bouwrekening gestort. Over het saldo op deze bouwrekening ontvangt u vanzelfsprekend rente (dezelfde als de rente die u voor de Restauratiefonds-hypotheek betaalt).

U dient de declaratieformulieren met de bijbehorende (kopie) facturen rechtstreeks in bij het Restauratiefonds. U kunt alleen die kosten declareren die rechtstreeks betrekking hebben op de restauratiewerkzaamheden. Alleen bij een Monumenten-hypotheek kunt u ook de andere mee gefinancierde kosten declareren.

Na goedkeuring van uw declaraties betaalt het Restauratiefonds in de regel binnen 5 werkdagen na ontvangst van de declaratie uit. U kunt het bedrag van de factuur op de bankrekening van de aannemer laten storten. Als u om welke reden dan ook de factuur zelf al betaald heeft, dan kunt u vragen het bedrag naar uw eigen bankrekening te laten overmaken (wel een betaalbewijs bijsluiten).

Na iedere uitbetaling ontvangt u van ons een betaalbericht. De ontvangen declaratieformulieren en de facturen slaan wij digitaal op. Wij sturen de facturen niet terug. Bewaar originele facturen goed voor uw eigen administratie en stuur ons alleen een kopie van de factuur. Wij willen u er op wijzen dat de Belastingdienst deze originele facturen later nog bij u kan opvragen.​